e-Fatura mükellefleri arasında oluşturulan faturaların dijital ortamda portal yöntemi üzerinden iletilmesi ve dijital ortamda saklanması sistemi e-Fatura sistemidir

e-Arşiv Fatura, Elektronik Fatura uygulamasına dahil olmayan tüzel veya gerçek kişilere kesilen fatura olup GİB tarafına bildirim ve saklama şekli değişkendir.

Farkları; E-Fatura, Sadece E-fatura mükellefine, e-Arşiv, E-Fatura Mükellefi OLMAYAN Kurum ve Şahısa kesilebilmektedir

Müşterilerin e-Faturaları data merkezinde maksimum güvenlik (güvenlik duvarları ve güncel virüs yazılımları) altında üç katmanlı bir güvenlik yapısında GİB’in belirlediği prosedürler ile muhafaza edilmektedir.

E-fatura uygulamasına geçtikten sonra sisteme dahil olan firmalara e-fatura, dahil olmayan firmalara ise kağıt fatura göndermeniz gerekmektedir. Bu nedenle fatura alıcısının sisteme dahil olup olmadığının kontrolü fatura oluşturulmadan önce mükellef tarafından yapılmalıdır.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra çıkmak mümkün değildir, isteğe bağlı geçmiş olsanız dahi.

Zorunluluk kapsamında olup e-fatura uygulamasına belirtilen tarihte geçmeyen mükellefler Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.

E-Fatura uygulamasına dahil olan firmaların listesini GİB, www.efatura.gov.tr sitesinde düzenli olarak yayınlamaktadır. Havan web servisler aracılığıyla bu listeleri GİB’den düzenli her açılışta, günde 1 kere güncellemektedir.

Hayır. Normal faturayı kesip gönderdikten sonra değişiklik yapamama durumunuz elektronik faturada da geçerli. Fakat göndermiş olduğunuz elektronik fatura:
 
e-fatura ise, faturayı karşı tarafın reddetmesi üzerine yeni bir e-fatura oluşturulabilir,
e-arşiv ise siz bu faturayı iptal edip tekrardan yeni bir fatura oluşturabilirsiniz.

Hayır. GİB efatura uygulamasına dahil olmayan bir firmaya e-Fatura gönderilmesine müsaade etmemektedir.

Yasal olarak aynı anda birden fazla özel entegratör ile e-Fatura uygulamasına dahil olmak mümkündür.

Hayır, Bu durumda işletmenizin herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır. Zaten e-fatura uygulamasında bulunmayan bir firmaya e-fatura göndermeniz teknik olarak mümkün değildir.

Gönderdiğiniz faturaların akıbeti ile ilgili olarak Havan E-Fatura ekranı üzerinde Giden Faturalar kısmından fatura durum sorgusu yapabilirsiniz.

Evet. İsteğe bağlı olarak e-Fatura uygulamasına dahil olmak mümkündür.

Evet. Arşivde bulunan faturaları talep etmeniz halinde teslim almanız mümkündür. Bu durumda Havan entegratörleri tarafından fatura arşivinizi kaydederek size verecektir.Sözleşmenin bitmesi durumunda 2 ay içinde zorunlu olarak verileriniz tarafınıza teslim edilmekte olup teslim tarihi sonrası saklama, muhafaza ve verilerin doğruluğu ile ilgili sorumluluk tarafınıza ait olmaktadır.

Hayır. e-Fatura uygulamasında saklama hizmetini birlikte ücretlendirilmektedir.

e-Faturaya geçişle beraber firmaların, muhasebecilerine fiziksel olarak belgelerini iletme zorunluluğu ortadan kalkacak. e-Fatura kullanan firma sayısının artması ile birlikte basılı göndermek zorunda kalınan belgelerin gönderim yükü hızla azalacak.

Muhasebeciniz veri girişi için zaman harcamak zorunda kalmayacak, verileriniz otomatik olarak sisteme işlenmiş olacak.

Beyanname hazırlık döneminde fatura beklenilmesine gerek kalmadan beyanname kapatılması yapılabilecek. Böylece beyanname hazırlama süreci çok daha kolay ve hızlı olacak.

Mesaisinin ortalama %60’nı veri girişi gibi operasyonel bir sürece harcayan muhasebeciniz ciddi anlamda vakit kazanacak. Böylece sizinle stratejik ortaklık yaparak, işinizi geliştirmenize yardımcı olabilecek.

*Muhasebecinize özel portal üyeliği verildiği takdirde geçerlidir.

Ticari faturayı ise yedi gün içerisinde onaylamanız veya reddetmeniz gerekmektedir. Temel faturayı reddetmek mümkün değildir. Bu nedenle müşterilerinizle aranızda yapacağınız ticarette temel mi yoksa ticari fatura mı keseceğiniz konusunda önceden aranızda anlaşmanız gerekmektedir.

SGK ‘ ya düzenlenecek tüm faturalar TEMEL fatura, bunun dışındaki tüm kurumlara kesilecek fatura tipi TİCARİ faturadır, yinede fatura düzenleme öncesinde kuruma mutlaka sorulmalıdır.

Temel e-fatura ; faturanın göndericiden alıcıya ulaşmasını esas alan e-fatura senaryosudur. Fatura alıcısı fatura üzerinde herhangi bir teknik problem olmadığı müddetçe faturayı kabul etmekle yükümlüdür. Alıcının temel e-faturayı reddetme seçeneği yoktur.

Ticari e-fatura ; senaryosunda e-faturayı alan kişi, bu faturayı red, kabul ya da iptal etme hakkına sahiptir. Anlayacağınız e-fatura sistemi alıcının faturayı kabul edip etmeyeceğine dair bir cevap vermesini bekler.

e-Faturada temel fatura ve ticari fatura arasındaki farkı şu şekilde özetleyebiliriz:

Temel e-fatura Ticari e-fatura
Temel e-fatura seçimi yapıp faturanızı karşı tarafa bu şekilde gönderirseniz, faturanız karşı tarafın onayını beklemeden otomatik olarak ‘onaylanmış/kabul edilmiş’ olarak algılanır. Ticari e-fatura gönderdiğinizde, karşı tarafa onay ve red seçenekleri sunulur. Bu durumda firma faturayı inceleyip onaylayabilir ya da ikinci bir seçenek olarak red yanıtı verebilir.
Otomatik olarak kabul edilen e-faturada hata olması ya da karşı tarafın e-faturayı kabul etmemesi durumunda e-fatura iptal ya da iade edilebilir. e-Faturaya verilen bu yanıt ‘onaylandı’ ya da ‘reddedildi’ olarak faturayı gönderen tarafın paneline düşer.

Evet temel e-faturalar iptal edilebilir. Bunun için temelde iki farklı yöntem mevcuttur.

  • Noter, kep vb. ile resmi tebligat üzerinden İptal veya
  • Aşağıdaki web adresi üzerinden GİB in sunduğu elektronik iptal başvurusu ile de iptal edilebilir. Ancak burada karşı tarafında İptal onayı vermesi esastır.

https://portal.efatura.gov.tr/FaturaIptal/

GİB Portal Yöntemi
GİB tarafından, mükelleflerin e-fatura uygulamasından yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen, temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır.

Entegrasyon Yöntemi
Bilgi işlem Sisteminin Entegrasyonu Sistemi, kendilerine ait bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemine entegre ederek 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilecek mükelleflerin kullanabilmelerini sağlayan yöntemdir.

Özel Entegrasyon Yöntemi
Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlayan yöntemidir.

Küçük İşletme ve Kobiler Özel Entegrasyon Yöntemi Kullanmaktadır. 

Ticari faturalar 8 gün içinde (Kabul Et / Reddet) cevaplanmalıdır. Cevaplanmayan faturalar kanunen kabul edilmiş sayılır.

Ticari faturayı 8 içinde reddetmez iseniz ve reddetmek isterseniz: Durum mevzuat hükümlerine uygun ise iade faturası kesebilirsiniz veya e-faturaya harici yollarla itiraz edebilirsiniz.

Kesmiş olduğunuz e-faturanın reddedilmesi durumunda , reddedilen bu fatura için doğru şekilde yeni bir fatura düzenleyip göndermeniz yeterlidir.

509 Nolu tebliğ ile birlikte perakende Vergiler Dahil 500TL’ ye kadar olan satışlarda “Nihai Tüketici” olarak e-arşiv fatura kesilebilir.

3 (üç) Yıllık Mali Mühür Sertifikası (MÜS+GÜS) ve Akıllı Kart Okuyucu  270 TL + KDV ( 2019 Fiyatı )

Başvuru sırasında GİB tarafından alınmaktadır.

Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan Mali Mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından kurulan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.

Mali mühür, kurumsal bir e-imza çeşididir. Başbakanlık adına TÜBİTAK tarafından hazırlanmaktadır. Mali mühür olmadan e-Fatura kesemezsiniz.

Başvuru işlemini yaptıktan sonra yaklaşık 7 gün içerisinde mühür adresinize kargo ile kurum tarafından elinize ulaştırılır.

Başvuru aşamasında GİB’ de sizi uyaracak ve aynı bilgiyi verecektir. Mali mühür sadece mükellefin kendisine yapılmaktadır. Mali mührü direkt mükellefin alması son derece önemli bir konudur.

Hiç bir kurum yada firmanın adınıza mali mühür başvurusu veya teslim almasına izin vermemelisiniz.

Maili mühür kurulumu 1.) Driver Kurulumu 2.) Mali mührün kurulumundan oluşmaktadır. Java uygun sürümün kurulu olması gerekmektedir.

Mali mühür kurulumu için orta düzeyin üstünde bilgisayar kullanıcısı olmak gerekmektedir.

2013 Ağustos tarihinden itibaren üretilen Elektronik Mali mühür Sertifikalarında firmalar, Sertifika PİN işlemleri için www.kamusm.gov.tr web sayfası üzerinden Online İşlemler –Mali Mühür Elektronik Sertifika İşlemleri menüsünden giriş yaparak, PİN/PUK bilgisi butonuna tıklar.

2013 Ağustos tarihinden önce üretilen Elektronik Mali mühür Sertifikalarında PİN/PUK bilgisi, ilgili firmaya Parola Zarfı ile gönderilmiştir. Parola zarfının sorumluluğu tamamen ilgili firmaya aittir. Kayıp olması ya da PIN kodunun değiştirilmesi ve hatırlanmaması gibi durumlarda Kamu SM sorumlu tutulamaz

Mali mühür sertifikası almış olan kurum ve mükelleflerin, telefon ve eposta gibi bilgileri www.kamusm.gov.tr web sayfası üzerinden Online İşlemler- Mali Mühür İşlemleri menüsünden giriş yapılarak, bilgi güncelleme butonu ile güncellenebilir.

Kurumun Vergi Numarası ya da ünvanının değişmesi durumunda başvuru süreci maddeleri tekrarlanır.

Yenileme süreci, sertifika süre bitimine 3 ay kala başlar. Kamu SM, sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden bildirim yapar. Süre bitimi uyarı e-postası alan yetkililer, yenileme başvurusu talebi için başvuru süreci maddelerini tekrarlar.

E-fatura uygulamasına dahil olmak için mali mühür almak zorunludur. Havan e-fatura uygulamasında mali mührünüzü sadece Havan Entegratörleri tarafından GİB’e gönderilecek olan başvuru dosyanızı imzalamak için kullanacaksınız. Faturalarınız ise Entegratör ait mali mühür ile imzalanacaktır. Doğrudan entegrasyon veya GİB Portal yöntemi ile e-Fatura uygulamasına dahil olmanız durumunda ise firmanıza ait mali mührü kullanmanız gerekmektedir.